Unità di apprendimento III: Analisi dei bisogni

Analisi 

Come esaminare la situazione interna con l'analisi GAP

Dopo aver condotto un'analisi esterna con il PESTLE, l'analisi GAP si concentra sull'identificazione dei punti di forza e di debolezza della tua PMI. Dove stai performando bene, magari meglio dei tuoi concorrenti? Dove invece non stai raggiungendo i tuoi obiettivi? E soprattutto: perché non li stai raggiungendo?

L'analisi GAP copre una varietà di aree, tra cui il successo aziendale (ad esempio, sviluppo del fatturato e del profitto), l'uso delle tecnologie (ad esempio, modernità della tua infrastruttura IT o utilizzo di servizi cloud) o la cultura aziendale (ad esempio, utilizzo di opzioni di comunicazione online).

Durante l'analisi interna, incontrerai spesso idee direttamente legate alla tua trasformazione digitale. Molti dei tuoi punti di forza o debolezza hanno una componente digitale: potresti considerare, ad esempio, come digitalizzare i processi di lavoro interni, come la fatturazione, per sfruttare al meglio le risorse umane scarse. Oppure potresti riconoscere che i tuoi punti di forza offrono potenziale per sviluppare nuovi prodotti o servizi.

Un'analisi GAP efficace richiede tempo. Vale questa regola: più dettagliata è l'analisi della tua PMI, migliore sarà la base per il tuo processo di trasformazione digitale.

Abbiamo ampliato l'analisi GAP classica, che risponde alle domande: "Dove siamo attualmente?", "Dove vogliamo arrivare?" e "Come possiamo raggiungere questo obiettivo?", includendo uno sguardo al passato – successi e fallimenti. Questi aspetti sono fondamentali per pianificare il futuro della tua PMI. Questa forma modificata e ampliata dell'analisi GAP è più adatta per progetti di sviluppo sia operativi che strategici.

I quattro aspetti dell'analisi GAP estesa

1. Aree di analisi
2. Quali informazioni ci servono?
3. Chi raccoglie le informazioni e come le valutiamo?
4. Identificazione di punti di forza e debolezza operativi o strategici

1. Aree di analisi

Per valutare i punti di forza e di debolezza della tua PMI nel processo di trasformazione digitale, considera i seguenti aspetti (puoi adattarli o estenderli in base alle tue esigenze):

• Management / leadership
• Successo aziendale
• Sviluppo di nuovi prodotti e servizi
• Personale e sviluppo del personale
• Qualità della produzione o dell’erogazione dei servizi
• Struttura dell’offerta / gamma di prodotti o servizi
• Tecnologia / IT
• Fornitori / prestatori di servizi / partner di cooperazione
• Marketing e relazioni pubbliche
• Finanze / contabilità
• Processi e pratiche interne
• Adattabilità alle condizioni esterne mutevoli
• Altro

2. Quali informazioni ci servono?

Per comprendere a fondo le prestazioni aziendali, è essenziale utilizzare misure quantitative e qualitative.

• Dati quantitativi come bilanci, conti economici e fatturati forniscono dati concreti.
• Quando tali dati non sono disponibili o sono difficili da raccogliere, le valutazioni qualitative possono essere altrettanto utili.
  Una griglia di valutazione da 1 a 10 (dove 10 è eccellente e 1 è scarso) può essere usata per valutare aspetti come la conoscenza interna delle tecnologie o dei processi di trasformazione digitale

L'uso di entrambi i metodi garantisce un'analisi completa ed equilibrata.

3. Chi raccoglie le informazioni e come le valutiamo?

• Decidi chi, all’interno della tua azienda, raccoglierà o elaborerà specifiche informazioni e quali fonti utilizzerà.
• Valuta quale lavoro è necessario per generare informazioni utili per l'analisi GAP.

Considera sia i dati organizzativi interni sia fonti esterne, come benchmark di settore.

Usa domande qualitative per valutare i processi interni, come ad esempio:

• Gli sforzi sono proporzionati?
• I processi sono efficaci?
• Le procedure rispettano i requisiti legali?

Coinvolgere prospettive diverse da aree lavorative differenti garantisce un’analisi più completa.

Una descrizione accurata dello stato attuale e di quello obiettivo è cruciale. Coinvolgi quante più persone possibile per assicurarti dati di alta qualità, che portino a conclusioni precise.

• Raggiungere o superare gli obiettivi indica punti di forza.
• Non raggiungere gli obiettivi evidenzia potenziali debolezze da affrontare.

4. Identificazione di punti di forza e debolezza operativi o strategici

L'analisi GAP tradizionale si concentra sull'identificazione delle debolezze, ma riconoscere i punti di forza è altrettanto importante. Mentre le debolezze mostrano le aree che richiedono miglioramenti, i punti di forza offrono opportunità di crescita. Enfatizzare i punti di forza può essere spesso più efficace e rapido rispetto a concentrarsi solo sulle debolezze. Identificare i punti di forza significa capire dove l'organizzazione ha superato le aspettative grazie a processi efficienti o decisioni strategiche, mentre affrontare le debolezze richiede di esaminare le aree in cui le prestazioni non hanno raggiunto gli obiettivi.

Per identificare punti di forza (successi) e debolezze (lacune), una PMI necessita di variabili misurabili. Ad esempio, se il fatturato dell'anno scorso è stato di €25.000 e l'obiettivo era €50.000, la lacuna è di €25.000. Per le variabili qualitative, una PMI deve confrontare i propri obiettivi definiti internamente con una valutazione obiettiva della situazione attuale. Se l'obiettivo interno è che il personale raggiunga una valutazione della conoscenza software di almeno 8 su 10, ma attualmente il punteggio è 5, la lacuna è di 3 punti.

Per ogni metrica o domanda, fornire una risposta chiara seguendo questo schema:

• Sì: L'obiettivo è stato raggiunto o superato. Questo rappresenta un punto di forza.
• No: L'obiettivo non è stato raggiunto. Questa è una debolezza.

L'analisi GAP consiglia di categorizzare le lacune tra lo stato attuale e lo stato obiettivo in cause operative e strategiche. Se c'è una lacuna nelle prestazioni e le misure pianificate non sono state implementate efficacemente, si tratta di un gap operativo. Ciò suggerisce che sono necessari miglioramenti nelle operazioni quotidiane, come una comunicazione migliore con gli stakeholder. Se le misure sono state implementate come pianificato, ma la lacuna rimane, si tratta di un gap strategico, che richiede una nuova o rivista strategia. Un gap operativo può includere anche un gap strategico: mentre migliorare le pratiche operative può ridurre parzialmente la lacuna, saranno necessarie ulteriori azioni strategiche per colmare completamente il divario.

Per ogni punto di forza e debolezza identificato, determina se le deviazioni hanno cause operative o strategiche. Analizza entrambi gli aspetti in modo approfondito per evidenziare le aree di miglioramento. Nella valutazione delle debolezze operative, considera quali miglioramenti o ottimizzazioni sono necessari nelle operazioni quotidiane. Se è disponibile un sistema di gestione dei processi, utilizzalo per valutare aree come la qualità, la comunicazione e la formazione. Per i punti di forza strategici, valuta come sfruttarli o adattare il modello di business, e per le debolezze, quantifica le lacune e identifica i cambiamenti strategici necessari. L'ultimo passo è valutare la rilevanza dei punti di forza e debolezza identificati per il successo futuro e stabilire le priorità.