Unidade de Aprendizagem V: Apoio na implementação

Gestão de Projetos Tradicional vs. Gestão de Projeto ÁGIL 

A gestão de projetos é uma disciplina crucial na implementação bem-sucedida de projetos, particularmente no ambiente dinâmico da transformação digital. Existem várias metodologias disponíveis para gerir projetos, sendo a gestão de projetos tradicional e a gestão de projetos ágil das mais proeminentes. Cada metodologia tem as suas características únicas, vantagens e contextos onde é mais eficaz. Este capítulo irá aprofundar os princípios, processos e boas práticas da gestão de projetos tradicional e ágil, e comparar estas duas abordagens para destacar a sua aplicabilidade em vários cenários..

Gestão de Projetos Tradiocionais com PM2

A metodologia PM² é um framework de gestão de projetos desenvolvido pela Comissão Europeia para facilitar a execução bem-sucedida de projetos dentro da União Europeia. PM² significa Metodologia de Gestão de Projetos, que é adaptada às necessidades das instituições europeias, mas também aplicável a uma vasta gama de projetos para além do contexto da UE. Esta metodologia fornece um conjunto abrangente de ferramentas, processos e boas práticas para ajudar os gestores de projeto a planear, executar e encerrar projetos eficazmente. Neste capítulo, exploraremos a metodologia PM² em detalhe, incluindo os seus princípios, processos, ferramentas e vantagens, e compará-la-emos com outras metodologias de gestão de projetos.

A metodologia PM² divide o ciclo de vida do projeto em quatro fases principais: Iniciação, Planeamento, Execução e Encerramento. Cada fase inclui processos, entregáveis e ferramentas específicas que ajudam a gerir o projeto eficazmente.

1.    Fase de Iniciação:

 The Initiating Phase is the first step in the PM² life cycle. It involves defining the project at a high level, securing the necessary approvals, and setting the stage for detailed planning.

A Fase de Iniciação é o primeiro passo no ciclo de vida do PM². Envolve definir o projeto a um alto nível, garantir as aprovações necessárias e preparar o terreno para o planeamento detalhado.

Atividades-Chave:

• Carta do Projeto: Desenvolver uma Carta do Projeto que descreve os objetivos, o âmbito, os entregáveis, as partes interessadas e a avaliação inicial de riscos do projeto.
• Identificação das Partes Interessadas: Identificar todas as partes interessadas relevantes e compreender os seus interesses, expectativas e influência no projeto.
• Pedido de Iniciação do Projeto (PIP): Submeter um Pedido de Iniciação do Projeto para obter aprovação formal para prosseguir com o projeto.

Resultados:

• Carta do Projeto: Um documento que fornece uma visão geral de alto nível do projeto e serve como referência ao longo do ciclo de vida do projeto.
• Registar os Stakehoders: Uma lista para identificar os stakeholders, incluindo o seu papel, interesses e influência

2.    Fase de Planeamento: 

A Fase de Planeamento envolve o desenvolvimento de planos detalhados para todos os aspetos do projeto. Isto inclui definir o âmbito, o cronograma, o orçamento, os recursos e as estratégias de gestão de riscos.

Atividades-Chave:
▪    Plano de Gestão do Projeto (PGP): Desenvolver um Plano de Gestão do Projeto abrangente que descreve como o projeto será gerido e controlado.
▪    Estrutura Analítica do Projeto (EAP): Decompor os entregáveis do projeto em componentes menores e gerenciáveis.
▪    Planeamento do Cronograma e do Orçamento: Desenvolver um cronograma e um orçamento detalhados para o projeto com base na EAP.
▪    Gestão de Riscos: Identificar potenciais riscos, avaliar o seu impacto e desenvolver estratégias de mitigação.

Resultados
▪    Plano de Gestão do Projeto (PGP): Um plano detalhado que inclui todos os aspetos da gestão do projeto, como o âmbito, o cronograma, o orçamento, a qualidade e a gestão de riscos.
▪    Estrutura Analítica do Projeto (EAP): Uma decomposição hierárquica dos entregáveis e pacotes de trabalho do projeto.
▪    Cronograma do Projeto: Uma linha temporal que descreve as datas de início e fim para todas as atividades do projeto.
▪    Registo de Riscos: Um documento que identifica os potenciais riscos, o seu impacto e mitigações de estratégias.

3.    Fase de Execução

A Fase de Execução envolve a implementação do plano do projeto e a produção dos resultados do projeto. Esta fase exige coordenação, comunicação e controlo eficazes para garantir que o projeto se mantém dentro do cronograma.

Atividades-Chave:
●    Gestão da Equipa: Coordenar e gerir a equipa do projeto para garantir que as tarefas são concluídas conforme planeado.
●    Garantia da Qualidade: Implementar processos de garantia da qualidade para assegurar que os resultados cumprem os padrões exigidos.
●    Comunicação: Manter uma comunicação regular com as partes interessadas para fornecer atualizações sobre o progresso do projeto e resolver quaisquer problemas.

Resultados:
●    Resultados do Projeto: Os resultados ou produtos tangíveis produzidos pelo projeto.
●    Relatórios de Estado: Relatórios regulares que fornecem atualizações sobre o progresso do projeto, incluindo quaisquer problemas ou riscos.

4.    Fase de Encerramento

A Fase de Encerramento envolve a finalização de todas as atividades do projeto, a obtenção da aceitação formal dos entregáveis e a documentação das lições aprendidas.

Atividades-Chave:
●    Relatório de Encerramento do Projeto: Preparar um Relatório de Encerramento do Projeto que resume o desempenho do projeto, incluindo conquistas, problemas e experiênciais adquiridas.
●    Aceitação das Partes Interessadas: Obter a aceitação formal dos resultados do projeto por parte dos Stakeholders.
●    Encerramento Administrativo: Concluir todas as tarefas administrativas, como o encerramento de contratos e a libertação de recursos do projeto.

Resultados:
●    Relatório de Encerramento do Projeto: Um documento que fornece um resumo abrangente do projeto, incluindo o desempenho, os problemas e as experiências adquiridas.
●    Resultados Finais: Os resultados do projeto concluídos, formalmente aceites pelas partes interessadas / stakeholders.

Quando é que devemos recorrer a Gestão de Projeto Tradicional?

• Ambientes Estáveis e Previsíveis: A gestão de projetos tradicional é ideal para projetos onde os requisitos são bem compreendidos e com baixa probabilidade de mudança. O planeamento detalhado inicial garante que o projeto segue um caminho claro. Projetos com resultados previsíveis e baixa incerteza beneficiam da abordagem estruturada das metodologias tradicionais.
• Projetos Regulamentados e de Conformidade: Projetos que exigem documentação extensiva para conformidade regulamentar (ex.: em setores como cuidados de saúde, finanças e construção) beneficiam da ênfase da gestão de projetos tradicional na documentação completa. Projetos onde o âmbito é fixo e deve obedecer a normas e regulamentos rigorosos são melhor geridos usando metodologias tradicionais. 
• Projetos de Infraestruturas de Grande Escala: Projetos de infraestruturas de grande escala (ex.: construção de edifícios, pontes, auto estradas) seguem frequentemente um processo de desenvolvimento sequencial, tornando a gestão de projetos tradicional adequada devido às suas fases estruturadas e planeamento detalhado. Projetos com dependências complexas e requisitos de recursos beneficiam dos mecanismos de controlo e agendamento detalhados da gestão de projetos tradicional.
• Ambientes Avessos ao Risco: Projetos onde a gestão e o controlo de riscos são primordiais (ex.: defesa, aeroespacial) beneficiam das metodologias tradicionais devido à sua ênfase na identificação, análise e mitigação de riscos. Projetos com stakeholders que exigem planos e resultados claros e previsíveis são melhor servidos pelas funcionalidades de planeamento e controlo detalhados da gestão de projetos tradicional.
• Projetos de Longo Prazo: Projetos com durações extensas e prazos de execução consideráveis beneficiam do planeamento prévio detalhado e da abordagem por fases da gestão de projetos tradicional, assegurando que todos os aspetos são tidos em conta e planeados.

Gestão de Projeto Ágil

A gestão de projetos ágil é uma abordagem iterativa e incremental à gestão de projetos, particularmente em ambientes caracterizados por mudanças rápidas e incerteza. As metodologias ágeis priorizam a colaboração com o cliente, o planeamento flexível e a melhoria contínua. O Manifesto Ágil, publicado em 2001, descreve os valores e princípios essenciais que orientam as práticas ágeis.

Manifesto Agil

O Manifesto Agil é um documento fundamental que estabelece os valores e princípios da gestão de projetos ágil. Este enfatiza:

●    Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas: O Agile valoriza as pessoas e as suas interações como os principais impulsionadores do sucesso do projeto.
●    Software funcional acima de documentação abrangente: O Agile prioriza a entrega de produtos funcionais que satisfaçam as necessidades do cliente em vez da produção de documentação extensa.
●    Colaboração com o cliente acima de negociação contratual: O Agile promove uma colaboração estreita com os clientes para garantir que o projeto entrega valor e satisfaz as suas expectativas.
●    Resposta à mudança prevalece sobre seguir um plano: O Agile abraça a mudança e a flexibilidade, permitindo que as equipas se adaptem aos requisitos em evolução e às condições de mercado.

Princípios-Chave do Agile

• Satisfação do Cliente: Entregar produtos valiosos e funcionais aos clientes de forma precoce e contínua.
• Acolher a Mudança: Abraçar as mudanças nos requisitos, mesmo no final do projeto, para aumentar o valor para o cliente.
• Entrega Frequente: Entregar incrementos funcionais do produto com frequência, com preferência por prazos mais curtos.
• Colaboração: Promover uma colaboração diária e estreita entre as partes interessadas do negócio e as equipas do projeto.
• Equipas Capacitadas (ou Empoderadas): Construir projetos em torno de indivíduos motivados, fornecendo-lhes o apoio e a confiança de que necessitam para ter sucesso.
• Comunicação Face a Face: Priorizar a comunicação direta como a forma mais eficaz de transmitir informações.
• Software Funcional: Usar software funcional como a principal medida de progresso.
• Desenvolvimento Sustentável: Promover práticas de desenvolvimento sustentável que mantenham um ritmo consistente.
• Excelência Técnica: Focar na excelência técnica e bom design para aumentar a agilidade.
• Simplicidade: Maximizar a quantidade de trabalho não realizado, priorizando a simplicidade.
• Equipas Auto-Organizáveis: Incentivar as equipas a auto-organizarem-se e a tomarem decisões para alcançar os melhores resultados.
• Reflexão e Ajustamento: Refletir regularmente sobre o desempenho da equipa e ajustar para melhorar a eficácia.

Quando é que devemos usar a Gestão de Projetos AGILE?

• Ambientes Dinâmicos e Incertos: O Agile é ideal para projetos onde se espera que os requisitos mudem frequentemente. A sua abordagem iterativa permite que as equipas se adaptem rapidamente a novas informações e às necessidades em evolução dos clientes. Em projetos onde os objetivos finais não estão bem definidos desde o início, o Agile permite que as equipas explorem e refinem os requisitos através de feedback contínuo e iterações.
• Projetos Centrados no Cliente: Projetos que exigem input e colaboração regulares do cliente beneficiam da ênfase do Agile no envolvimento das partes interessadas. O feedback regular garante que o projeto permanece alinhado com as expectativas do cliente. O Agile é adequado para projetos focados na experiência do utilizador e design, onde os testes e a iteração contínuos ajudam a criar produtos que satisfazem as necessidades dos utilizadores de forma eficaz.
• Projetos Inovadores e de I&D (Investigação e Desenvolvimento): O Agile suporta projetos que envolvem um alto grau de experimentação e prototipagem. Os seus ciclos iterativos permitem que as equipas testem hipóteses, aprendam com as falhas e refinem as soluções. Projetos que envolvem tecnologias novas ou emergentes beneficiam da flexibilidade do Agile, permitindo que as equipas se adaptem aos avanços tecnológicos e incorporem novas descobertas rapidamente.
• Prazos Curtos: O foco do Agile na entrega frequente de incrementos funcionais torna-o adequado para projetos com prazos apertados. Permite a entrega rápida de partes funcionais do projeto, fornecendo valor rapidamente e frequentemente.
• Colaboração Multifuncional: Projetos que exigem colaboração entre diferentes funções (ex.: desenvolvimento, design, marketing) beneficiam da ênfase do Agile em equipas e comunicação multifuncionais.Scrum Project Management

Gestão de Projeto Scrum

O Scrum é um framework Agile específico que fornece uma abordagem estruturada para implementar os princípios Agile. É particularmente popular no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicado a vários tipos de projetos. O Scrum enfatiza o desenvolvimento iterativo, o trabalho em equipa e a melhoria contínua através de ciclos de feedback regulares..

Componentes-chave do Scrum

• 7thEquipa Scrum: A equipa Scrum é compsta por três pápeis-chave: O Product Owner (Dono do Produto), the Scrum Master (Mestre Srum), e a Equipa de Desenvolvimento.
  • Product Owner (Dono do Produto): Responsável por maximizar o valor do produto, gerindo o Product Backlog (Lista de Pendentes do Produto) e priorizando o trabalho.
  • Scrum Master (Mestre Scrum): Facilita o processo Scrum, garante que a equipa adere às práticas Scrum e ajuda a remover impedimentos.
  • Equipa de Desenvolvimento: Um grupo auto-organizável de profissionais que realizam o trabalho de entrega do incremento do produto.
• Artefactos Scrum: Estes são os documentos e ferramentas-chave usados para gerir o projeto e garantir a transparência.
• Product Backlog (Lista de Pendentes do Produto): Uma lista priorizada de todas as funcionalidades, melhorias e correções necessárias para o produto.
• Sprint Backlog (Lista de Pendentes da Sprint): Um subconjunto do Product Backlog selecionado para uma Sprint específica, incluindo um plano para entregar o incremento.
• Incremento: A soma de todos os itens do Product Backlog concluídos durante uma Sprint e todas as Sprints anteriores, representando um produto potencialmente entregável.
• Eventos Scrum: Estas são as reuniões regulares que estruturam o processo Scrum e garantem feedback e melhoria regulares.
• Sprint Planning (Planeamento da Sprint): Uma reunião onde a Equipa Scrum colabora para definir o Objetivo da Sprint e selecionar itens do Product Backlog para a Sprint.
• Daily Scrum (Scrum Diário): Uma reunião curta e diária onde a Equipa de Desenvolvimento discute o progresso, planeia o dia e identifica quaisquer impedimentos.
• Sprint Review (Revisão da Sprint): Uma reunião realizada no final da Sprint para inspecionar o incremento e adaptar o Product Backlog com base no feedback.
• Sprint Retrospective (Retrospectiva da Sprint): Uma reunião realizada após a Sprint Review para refletir sobre o processo da Sprint e identificar melhorias para a próxima Sprint.
• Processo Scrum: O processo Scrum é cíclico, com cada ciclo conhecido como uma Sprint. Uma Sprint típica dura 2-4 semanas e inclui os seguintes passos:
  • Sprint Planning (Planeamento da Sprint): A Equipa Scrum colabora para selecionar itens do Product Backlog para a Sprint e definir o Objetivo da Sprint. A Equipa de Desenvolvimento cria então um plano sobre como irá entregar os itens selecionados.
  • Execução da Sprint: Durante a Sprint, a Equipa de Desenvolvimento trabalha nos itens selecionados. Realizam Scrums Diários para discutir o progresso e resolver quaisquer desafios.
  • Entrega do Incremento: No final da Sprint, a Equipa de Desenvolvimento entrega um incremento de produto potencialmente entregável.
  • Sprint Review (Revisão da Sprint): A Equipa Scrum e as partes interessadas revisam o incremento e discutem o feedback. O Product Backlog é atualizado com base neste feedback.
  • Sprint Retrospective (Retrospectiva da Sprint): A Equipa Scrum reflete sobre o processo da Sprint e identifica melhorias para a próxima Sprint.