Learning Unit V: Support of Implementation (DE)

Voraussetzungen für die Einführung von Wissensmanagement

Ein erfolgreiches und nutzbringendes Wissensmanagement kann nur dann stattfinden, wenn es in der gesamten KMU oder Organisation akzeptiert wird. Gutes Wissensmanagement beginnt damit, dass die Führungskräfte einen offenen und transparenten Ansatz gegenüber ihren Teams fördern. Indem sie mit gutem Beispiel vorangehen und Wissen sowie Erfahrungen offen teilen, zeigen sie allen Beteiligten, dass Wissen in Ihrer Organisation oder Ihrem KMU nicht als „Eigentum“ oder zur Sicherung der eigenen Position in der Hierarchie „missbraucht“ wird. Darüber hinaus lohnt es sich, alle Mitarbeitenden in die Entwicklung Ihres Wissensmanagementsystems einzubeziehen. Dies zeigt dem gesamten Team, welche wesentlichen Wissenselemente jeder beitragen kann, und alle Teammitglieder werden gemeinsam für den Wert eines organisationsweiten Wissensmanagementsystems sensibilisiert.

Ein wirksames Wissensmanagement in KMU und Organisationen hängt von mehreren entscheidenden Faktoren ab, die Transparenz, Engagement und eine Kultur des Teilens innerhalb des KMU oder der Organisation fördern.

1. Transparente und überzeugende Unternehmensstrategie: Es ist wichtig, dass das KMU oder die Organisation eine klare Strategie für das Wissensmanagement hat. Diese Strategie sollte den Zweck des Wissensmanagements umreißen und die Erwartungen der Mitarbeitenden steuern. Wenn die Mitarbeitenden die Ziele und Methoden des Wissensmanagements verstehen, steigert dies ihre Motivation und ihr Engagement.

2. Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden: Um Unsicherheiten zu beseitigen und die Akzeptanz zu fördern, sollten die Mitarbeitenden von Anfang an einbezogen werden. Sie müssen den Wert und die Relevanz ihres Wissens für das KMU oder die Organisation erkennen, dies stärkt eine Unternehmenskultur der Verantwortung.

3. Förderung der Bereitschaft zum Teilen und zur Nutzung: Eine Kultur des Teilens und der Nutzung von Wissen muss im gesamten KMU oder in der Organisation gefördert werden. Dazu gehört die Schaffung von Plattformen und Gelegenheiten für die Mitarbeitenden, um Erkenntnisse auszutauschen und vom Fachwissen der anderen zu lernen. Wenn die Mitarbeitenden ermutigt werden und sich sicher fühlen, ihr Wissen zu teilen, bereichert dies das kollektive Lernen und die Problemlösungsfähigkeit.

4. Offenheit und Transparenz in der Führungsrolle: Führungskräfte, die ihre Bereitschaft zeigen, ihr Wissen und ihre Erkenntnisse mit anderen zu teilen, fördern ein ähnliches Verhalten bei den Mitarbeitenden. Diese Offenheit sollte in KMU und Organisationen als Standardpraxis verankert werden.

5. Wissen als kollektive Macht begreifen: Die Mitarbeitenden sollten Wissen als kollektives Gut betrachten, das das gesamte KMU oder die Organisation stärkt. Die Förderung des Wissensaustauschs kommt nicht nur anderen zugute, sondern erhöht auch die Effektivität des Einzelnen in seiner Rolle. Die Anerkennung und Belohnung von Beiträgen zum Wissensaustausch stärken dessen Bedeutung innerhalb des KMU oder der Organisation.

Denken Sie daran: Um ein gutes Wissensmanagement umzusetzen, müssen Sie sich mit der Aufgabe des Change-Managements auseinandersetzen. Um Ihr Fachwissen in diesem Bereich zu erweitern, lesen Sie unsere Lerneinheit Change-Management.

Finden Sie die richtigen Wissensmanagement-Tools für Ihr KMU/Ihre Organisation

Die richtigen Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu finden, ist gar nicht so einfach. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jede Lösung mit der Kultur Ihres KMU / Ihrer Organisation übereinstimmt und von der Mehrheit der Benutzenden akzeptiert wird. Um dies zu erreichen, ist es sehr empfehlenswert, Ihr Team von Anfang an in die Entwicklung, Verbesserung oder Wiedereinführung Ihres Wissensmanagementsystems einzubeziehen.

Im Folgenden stellen wir verschiedene digitale Wissensmanagement-Tools vor:*

Wissensdatenbanken und Wikis

Mit diesen Tools können Sie Informationen, Dokumente, Handbücher, FAQs, bewährte Verfahren usw. speichern. Es handelt sich um Plattformen für die Zusammenarbeit, auf denen die Benutzenden unabhängig voneinander Informationen und Dokumente hochladen können. Beliebte Beispiele sind Confluence, Microsoft SharePoint, Notion und MediaWiki. Die Vorteile von Wissensdatenbanken und Wikis liegen in der strukturierten Speicherung von Informationen und dem einfachen Zugang zu dokumentiertem Wissen. Wenn jedoch zu viele Personen unkoordiniert Beiträge leisten, kann es schnell chaotisch werden. Eine regelmäßige redaktionelle Überwachung der Inhalte und die Einhaltung vorher festgelegter Regeln für das Hinzufügen neuen Wissens sind wichtig, um eine hohe Qualität Ihres Wissensbestands zu gewährleisten und die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Intranet-Plattformen

Intranet-Plattformen bieten eine zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf interne Ressourcen, Dokumente, Nachrichten und Mitteilungen. Im Prinzip sind sie wie herkömmliche Websites aufgebaut. Sie bieten das gleiche Maß an Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten wie normale Websites. Der Hauptunterschied besteht darin, dass sie "offline" auf dem Server Ihres KMU oder Ihrer Organisation existieren. Beispiele hierfür sind Microsoft SharePoint sowie Juve und Drupal. Häufig werden benutzerdefinierte Systeme über Webentwicklung entwickelt. Das bedeutet, dass Sie entweder eine neue Intranetseite für Ihr KMU oder Ihre Organisation programmieren oder sie für Sie programmieren lassen, damit sie Ihren spezifischen Vorstellungen entspricht. Dazu benötigen Sie die entsprechenden Backend- und Frontend-Lösungen, ähnlich wie bei der Einrichtung einer herkömmlichen Website. Zu den Vorteilen von Intranet-Plattformen gehört, dass sie einen zentralen Ort für Informationen und Kommunikation bieten, frei anpassbar sind und mit anderen Anwendungen in Ihrem KMU oder Ihrer Organisation kompatibel sind. Allerdings können sich Herausforderungen bei der Gestaltung und Wartung ergeben, die komplex sein können und spezielles Fachwissen erfordern. Anpassungen können auch zeitaufwändig sein und erfordern technisches Know-how.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die sichere Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien. Beispiele hierfür sind Microsoft OneDrive, Google Drive und Dropbox. Im Wesentlichen funktionieren DMS nach der gleichen Logik wie Ordner auf Ihrem persönlichen Computer – nur eben in der Cloud. Dies erleichtert die effiziente Verwaltung von Dokumenten, die kontrollierte Freigabe von Dateien, in einigen Fällen die automatische Versionierung und die nahtlose Synchronisierung von Dateien über mehrere Geräte hinweg. Da es jedoch im Wesentlichen wie ein herkömmliches Dateispeichersystem funktioniert, besteht die Gefahr, dass das System unübersichtlich wird. Ohne eine ordnungsgemäße Versionskontrolle für gespeicherte Dateien, eine leicht nachvollziehbare Ordnerstruktur und eine Person oder Gruppe, die die Einhaltung der Regeln für die Dokumentenablage überwacht, können DMS schnell zu Wissensfriedhöfen werden.

Wissensmanagement-Software

Heutzutage gibt es eine Fülle von spezialisierten Softwarelösungen für das Wissensmanagement. Diese kombinieren die Funktionen der Wissenserstellung, -organisation und -verbreitung. Beispiele hierfür sind Bloomfire, Guru und ProProfs Knowledge Base. Ihre spezifischen Funktionen sind sowohl ihr größter Vorteil als auch ihr größter Nachteil. Es ist möglich, dass Sie eine Software finden, die für Ihr KMU oder Ihre Organisation nahezu perfekt ist, aber im Allgemeinen müssen Sie die begrenzte Flexibilität dieser Tools akzeptieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn es um sehr spezifische Anforderungen an das Wissensmanagement in Ihrem KMU oder Ihrer Organisation geht. Wenn Sie nicht auf bestimmte Funktionen verzichten wollen, sind die anderen hier vorgestellten Wissensmanagement-Lösungen wahrscheinlich besser für Sie geeignet.

Wie wählt man die besten Wissensmanagement-Tools für sein KMU aus?

Bei der Auswahl eines geeigneten Wissensmanagementsystems spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Daher sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team festlegen, was Ihre Wissensmanagementlösung können soll. Eine effektive Methode, um dies herauszufinden und die spezifischen Anforderungen für Ihr Wissensmanagementsystem zu definieren, ist die MoSCoW-Methode. MoSCoW ist eine Priorisierungstechnik, die häufig im Projektmanagement eingesetzt wird. Das Akronym "MoSCoW" steht für:

• M = "Must have" (unbedingt erforderlich); 
• S = "Should have" (sollte umgesetzt werden, wenn alle "Muss"-Anforderungen noch erfüllt werden können); 
• C = "Could have" (kann umgesetzt werden, wenn dadurch keine höherrangigen Anforderungen beeinträchtigt werden); 
• W = "Won't have" (wird diesmal nicht umgesetzt, ist aber für eine spätere Umsetzung vorgesehen). 

Wenn Sie die verfügbaren Wissensmanagement-Tools anhand der MoSCoW-Kriterien bewerten, können Sie sich sehr gut entscheiden. Denken Sie immer daran, dass Sie sich nicht auf ein einziges Wissensmanagement-Tool beschränken müssen. Oft erweist sich eine Kombination verschiedener Tools als sinnvoll. Ein DMS wie Google Drive lässt sich zum Beispiel gut mit einem Wiki wie Confluence kombinieren, so dass Sie relevante Links zu Ordnern und Dateien in einem Wiki dokumentieren können. Die Auswahlkriterien für Ihr Wissensmanagementsystem sollten systematisch und durchdacht festgelegt werden. Auswahlkriterien können z.B. sein für Ihr KMU oder Ihre Organisation:

• Unternehmens- /Organisationsziele und Skalierbarkeit
• Anpassungsfähigkeit und Benutzeranforderungen
• Integration in bestehende IT-Systeme und Sicherheit
• Referenzen, Budget und Zukunftsfähigkeit

*Siehe Erasmus+ Projekt upgrade2europe: Ist Ihre Organisation bereit für Europa? Handbuch, S. 206