Unidade de Aprendizagem III: Análise de necessidades

Análise GAP

Como examinar a situação interna de uma PME usando a análise GAP?

Após realizar a análise externa com a PESTLE, a análise GAP foca-se na identificação das forças e fraquezas internas da PME. Onde está a ter bom desempenho, talvez até melhor do que os concorrentes? Onde não está a atingir os seus objetivos? E, acima de tudo: porquê?

A análise GAP abrange várias áreas, como:
•    Sucesso empresarial (e.g., evolução de volume de negócios e lucros).
•    Uso de tecnologias (e.g., modernidade da infraestrutura de TI).
•    Cultura corporativa (e.g., utilização de opções de comunicação online).

Ao longo da análise interna, irá deparar-se com ideias diretamente relacionadas com a transformação digital. Muitas forças e fraquezas possuem uma componente digital, como a digitalização de processos internos (e.g., faturação) para otimizar recursos humanos ou a exploração de pontos fortes para desenvolver novos produtos/serviços.. 

Uma boa análise GAP exige algum tempo. O seguinte aplica-se: quanto mais detalhadamente analisar a PME, melhor será a base para o processo de transformação digital..

Alargamos a análise GAP clássica, que lida com as questões: "Onde estamos atualmente?", "Para onde queremos ir?" e "Como podemos alcançar este objetivo?". Expandimo-la para incluir uma análise do passado - uma visão sobre os sucessos e fracassos passados. Estes são aspetos importantes para o planeamento do futuro de uma PME. Esta forma modificada e alargada da análise GAP é mais adequada tanto para os seus projetos de desenvolvimento operacional como estratégico.

Os 4 aspetos da análise GAP alargada

1.    Áreas de análise
2.    Que Informações são necessárias?
3.    Quem é responsável pela recolha e como a avaliámos?
4.    Identificação operacional ou estratégica de forças e fraquezas.

1. Áreas de análise

Para avaliar as forças e fraquezas da sua PME no processo de transformação digital, devem ser considerados os seguintes aspetos. Sinta-se à vontade para adaptar ou alargar os aspetos mencionados de acordo com as suas necessidades:

•    Gestão / liderança
•    Sucesso empresarial
•    Desenvolvimento de novos produtos e serviços
•    Pessoal e desenvolvimento de pessoal
•    Qualidade de produção ou entrega de serviços
•    Estrutura da oferta / gama de produtos ou serviços
•    Tecnologia / TI
•    Fornecedores / prestadores de serviços / parceiros de cooperação
•    Marketing e relações públicas
•    Finanças / contabilidade
•    Processos e práticas internas
•    Adaptabilidade a condições externas em mudança
•    Etc.

2. Que informações precisamos?

Para uma compreensão aprofundada do desempenho empresarial, é crucial utilizar tanto medidas quantitativas como qualitativas. Dados quantitativos, como balanços, contas de resultados e números de vendas, fornecem factos concretos. Quando esses números não estão disponíveis ou são demasiado demorados para serem recolhidos, as avaliações qualitativas podem ser usadas de forma eficaz. Uma grelha de avaliação de 1 a 10 (onde 10 é muito bom e 1 é pobre) pode ser utilizada para classificar aspetos como o conhecimento interno das tecnologias ou processos de transformação digital. A utilização de ambos os métodos garante uma análise completa e equilibrada.

3. Quem compila as informações e como as avaliamos?

Determine dentro da empresa quem irá adquirir ou processar informações específicas e decida quais fontes deverão ser usadas. Avalie o que é necessário para gerar informações úteis para analisar os seus pontos fortes e fracos como parte de uma análise GAP.

Considere tanto os dados organizacionais internos como fontes externas, como benchmarks do setor. Utilize questões qualitativas para avaliar os processos internos, incluindo se os esforços são proporcionais, se os processos são eficazes e se os procedimentos cumprem os requisitos legais.

Envolver múltiplas perspetivas de diferentes áreas de trabalho assegura uma análise bem fundamentada. Descrições precisas dos estados alvo e real são cruciais. Envolva o maior número possível de pessoas para garantir dados de alta qualidade, levando a conclusões precisas. Alcançar ou ultrapassar os objetivos indica pontos fortes, enquanto não os atingir destaca potenciais fraquezas a corrigir.

4. Identificação de pontos fortes e fracos operacionais ou estratégicos

A análise GAP tradicional foca-se tipicamente na identificação de fraquezas, mas reconhecer os pontos fortes de uma PME é igualmente importante. Enquanto as fraquezas revelam áreas que necessitam de melhoria, os pontos fortes oferecem oportunidades valiosas para o crescimento. Enfatizar os pontos fortes pode ser muitas vezes mais eficaz e rápido do que concentrar-se apenas nas fraquezas. Identificar os pontos fortes envolve perceber onde a organização superou as expectativas, seja devido a processos eficientes ou decisões estratégicas. Por outro lado, abordar as fraquezas requer examinar as áreas onde o desempenho não atingiu os objetivos. Ao equilibrar o foco entre os pontos fortes e as fraquezas, a PME pode enfrentar os desafios de forma mais eficaz e aproveitar as suas vantagens para melhorar o desempenho geral.

Para identificar os pontos fortes (sucessos) e as fraquezas (lacunas), uma PME precisa de variáveis mensuráveis: se o volume de negócios do ano passado foi de 25.000,00€ e a meta era 50.000,00€, a lacuna é de 25.000,00€. Para variáveis qualitativas, a PME precisa comparar os seus objetivos auto-definidos com a avaliação mais objetiva da situação atual. Por exemplo, se o objetivo interno é que os colaboradores tenham uma classificação de conhecimento de software de pelo menos 8 em 10, mas atualmente a avaliação é de apenas 5, a lacuna é de 3 pontos.

Para cada métrica ou questão, forneça uma resposta clara seguindo este padrão:
• Sim: O objetivo foi alcançado ou ultrapassado. Este é um ponto forte.
• Não: O objetivo não foi atingido. Esta é uma fraqueza.

A análise GAP recomenda categorizar as lacunas entre o estado alvo e o estado real em causas operacionais e estratégicas.
Para esclarecer: se houver uma lacuna entre o desempenho e as medidas planeadas não foram implementadas de forma eficaz, é uma lacuna operacional. Isso sugere que são necessárias melhorias nas operações diárias, como uma melhor comunicação com as partes interessadas. Se as medidas foram implementadas conforme planeado, mas a lacuna persiste, trata-se de uma lacuna estratégica. Abordar isso requer uma nova estratégia ou uma revisão da estratégia existente.

Note que uma lacuna operacional pode também incluir uma lacuna estratégica. Embora melhorar as práticas operacionais possa fechar parcialmente a lacuna, são necessárias ações estratégicas adicionais para atingir completamente o objetivo.

Para cada ponto forte e fraco identificado, determine se os desvios têm causas operacionais ou estratégicos. Analise ambos os aspetos de forma detalhada, pois isso destacará áreas para melhoria.

Ao avaliar os pontos fortes e fracos operacionais, considere que melhorias ou melhor aproveitamento são necessários nas operações diárias. Se existir um sistema de gestão de processos, utilize-o para avaliar áreas como gestão da qualidade, comunicação e formação. Sem processos formais, reflita sobre como as práticas atuais podem ser afetadas e proponha melhorias.
Para os pontos fortes e fracos estratégicos, concentre-se no modelo de negócio. Quantifique as lacunas, como objetivos de receita não cumpridos ou falhas no lançamento de produtos, e determine as alterações estratégicas necessárias. Da mesma forma, avalie o impacto dos pontos fortes estratégicos, como ultrapassar os objetivos de vendas, e explore maneiras de aproveitar essas vantagens ou ajustar o portfólio de produtos conforme necessário.

O passo final é avaliar a relevância dos pontos fortes e fracos identificados para o seu sucesso futuro. Isso levará a uma priorização inicial tanto dos pontos fortes e fracos operacionais como estratégicos..