Lerneinheit III: Bedarfsanalyse

Analyse 

Wie untersuche ich meine interne Situation mit Hilfe der GAP-Analyse?

Nach der Durchführung einer externen Analyse mit dem PESTLE konzentriert sich die GAP-Analyse auf die Ermittlung der Stärken und Schwächen Ihres KMU bzw. Ihrer KMO. Wo schneiden Sie gut ab, vielleicht sogar besser als Ihre Konkurrent:innen? Wo erreichen Sie Ihre Ziele nicht? Und vor allem: Warum erreichen Sie Ihre Ziele nicht?

Die GAP-Analyse deckt eine Vielzahl von Analysebereichen ab, darunter Ihren Erfolg (z.B. Umsatz- und Gewinnentwicklung), den Einsatz von Technologien (z.B. Modernität Ihrer IT-Infrastruktur oder Nutzung von Cloud-Diensten) oder Ihre Kultur (z.B. Nutzung von Online-Kommunikationsmöglichkeiten).

Im Zuge Ihrer internen Analyse werden Sie immer wieder auf Ideen stoßen, die in direktem Zusammenhang mit Ihrer digitalen Transformation stehen. Viele Ihrer Stärken oder Schwächen haben eine digitale Komponente, z. B. könnten Sie überlegen, wie Sie interne Arbeitsabläufe wie die Rechnungsstellung digitalisieren können, um Ihre knappen personellen Ressourcen optimal zu nutzen. Oder Sie erkennen, dass Ihre Stärken Potenzial für die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen bieten. 

Eine gute GAP-Analyse braucht etwas Zeit. Es gilt: Je detaillierter Sie Ihr KMU bzw. Ihre KMO analysieren, desto besser ist die Basis für Ihren digitalen Transformationsprozess.

Wir erweitern die klassische GAP-Analyse, die sich mit den Fragen beschäftigt: 'Wo stehen wir heute?', 'Wo wollen wir hin?' und 'Wie können wir dieses Ziel erreichen?' Wir erweitern sie um einen Blick in die Vergangenheit – einen Blick auf vergangene Erfolge und Misserfolge. Dies sind wichtige Aspekte für die Planung der Zukunft eines KMU/ einer KMO. Die erweiterte GAP-Analyse eignet sich dadurch optimal für die operative und strategische Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Die vier Aspekte der erweiterten GAP-Analyse

1. Bereiche der Analyse
2. Welche Informationen benötigen wir?
3. Wer stellt die Informationen zusammen und wie bewerten wir sie?
4. Identifizierung von operativen oder strategischen Stärken und Schwächen

1. Bereiche der Analyse

Um die Stärken und Schwächen Ihres KMU/ Ihrer KMO in Ihrem digitalen Transformationsprozess zu bewerten, sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden. Sie können die genannten Aspekte gerne an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen oder erweitern: 

• Management/Führung 
• Geschäftlicher Erfolg
• Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen
• Personal und Personalentwicklung 
• Qualität der Produktion oder der Erbringung der Dienstleistung 
• Struktur des Angebots/Produkt- oder Dienstleistungspalette
• Technik/IT
• Zulieferende/Dienstleistende/Kooperationspartner:innen 
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit 
• Finanzen/Buchhaltung
• Interne Prozesse und Praktiken 
• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde äußere Bedingungen 
• Etc.

2. Welche Informationen braucht man?

Für ein umfassendes Verständnis der Unternehmensleistung ist es entscheidend, sowohl quantitative als auch qualitative Messgrößen zu verwenden. Quantitative Daten, wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Umsatzzahlen, liefern harte Fakten. Wenn solche Zahlen nicht verfügbar oder zu zeitaufwändig zu erheben sind, können qualitative Bewertungen wirksam eingesetzt werden. Ein Bewertungssystem von 1 bis 10 – wobei 10 „sehr gut“ und 1 „schlecht“ bedeutet – kann genutzt werden, um zum Beispiel das Wissen im Unternehmen/der Organisation über Technologien oder digitale Veränderungsprozesse einzuschätzen. Die Verwendung beider Methoden gewährleistet eine vollständige und ausgewogene Analyse.

3. Wer stellt die Informationen zusammen und wie werden sie ausgewertet?

Legen Sie innerhalb Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation fest, wer bestimmte Informationen beschaffen oder verarbeiten soll und entscheiden Sie, welche Quellen dafür genutzt werden sollen. Beurteilen Sie, welche Arbeiten notwendig sind, um nützliche Informationen für die Analyse Ihrer Stärken und Schwächen im Rahmen einer GAP-Analyse zu erhalten.
Berücksichtigen Sie sowohl organisationsinterne Daten als auch externe Quellen, wie z. B. Branchen-Benchmarks. Verwenden

Sie qualitative Fragen, um die internen Prozesse zu bewerten, einschließlich der Frage, ob die Anstrengungen verhältnismäßig sind, die Prozesse effektiv sind und die Verfahren den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die Einbeziehung mehrerer Perspektiven aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen gewährleistet eine umfassende Analyse. Genaue Beschreibungen von Soll- und Ist-Zuständen sind dabei entscheidend. Beziehen Sie so viele Personen wie möglich ein, um qualitativ hochwertige Daten zu erhalten, die zu genauen Schlussfolgerungen führen. Das Erreichen oder Übertreffen von Zielen deutet auf bestehende Stärken hin, während das Verfehlen von Zielen mögliche Schwächen aufzeigt, die gezielt angegangen werden sollten.

4. Identifizierung operativer oder strategischer Stärken und Schwächen

Die herkömmliche GAP-Analyse konzentriert sich in der Regel auf die Ermittlung von Schwächen, doch ist es ebenso wichtig, die Stärken eines KMU/ einer KMO zu erkennen. Während die Schwächen auf Bereiche mit Entwicklungspotenzial hinweisen, bieten die Stärken wertvolle Wachstumschancen. Die Betonung der Stärken kann oft effektiver und schneller sein als die ausschließliche Konzentration auf die Schwächen. Stärken zu identifizieren bedeutet zu erkennen, in welchen Bereichen die Organisation die Erwartungen übertroffen hat – etwa durch effiziente Prozesse oder kluge strategische Entscheidungen. Um Schwächen zu beheben, gilt es hingegen, jene Bereiche zu analysieren, in denen die Leistungen hinter den gesetzten Zielen zurückbleiben. Durch eine ausgewogene Konzentration auf Stärken und Schwächen kann das KMU/ die KMO Herausforderungen effektiver angehen und seine Vorteile zur Verbesserung der Gesamtleistung nutzen.

Um Stärken (Erfolge) und Schwächen (Lücken) zu ermitteln, benötigt man messbare Variablen: Wenn der Umsatz im letzten Jahr 25.000 € betrug und das Ziel bei 50.000 € lag, beträgt die Lücke 25.000 €. Bei den qualitativen Variablen muss ein KMU/ eine KMO seine selbst definierten Ziele mit der objektivsten Bewertung der aktuellen Situation vergleichen. Wenn z. B. das interne Ziel darin besteht, dass die Mitarbeitende ihre Softwarekenntnisse mit mindestens 8 von 10 Punkten bewerten, die aktuelle Bewertung aber nur 5 Punkte beträgt, beträgt die Lücke 3 Punkte.

Geben Sie für jede Kennzahl oder Frage eine klare Antwort nach diesem Muster:

• Ja: Das Ziel wurde erreicht oder übertroffen. Dies ist eine Stärke.
• Nein: Das Ziel wurde nicht erreicht. Dies ist eine Schwäche.

Die GAP-Analyse empfiehlt, die Lücken zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand in operative und strategische Ursachen zu unterteilen.

Zur Verdeutlichung:

Besteht eine Leistungslücke, weil geplante Maßnahmen nicht wirksam umgesetzt wurden, spricht man von einer operativen Lücke. Das deutet darauf hin, dass Verbesserungen im Tagesgeschäft – zum Beispiel eine bessere Kommunikation mit den Stakeholder:innen – nötig sind.

Wurden die Maßnahmen hingegen wie geplant umgesetzt, die Lücke besteht aber weiterhin, handelt es sich um eine strategische Lücke. Hier ist eine neue oder überarbeitete Strategie erforderlich, um das Ziel zu erreichen.

Beachten Sie, dass operative Lücken auch strategische Ursachen beinhalten können. Während eine Optimierung der operativen Abläufe die Lücke teilweise schließen kann, sind häufig zusätzliche strategische Anpassungen notwendig, um das Ziel vollständig zu erreichen.

Bewerten Sie für jede erkannte Stärke und Schwäche, ob die Abweichungen operative oder strategische Ursachen haben. Analysieren Sie beide Ebenen sorgfältig, um gezielt Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Bei der Betrachtung operativer Stärken und Schwächen sollten Sie überlegen, welche Optimierungen im Alltag sinnvoll sind. Falls ein Prozessmanagementsystem vorhanden ist, nutzen Sie dieses, um Bereiche wie Qualitätsmanagement, Kommunikation und Schulungen zu bewerten. Fehlen formale Prozesse, überlegen Sie, wie bestehende Abläufe beeinflusst werden können, und entwickeln Sie konkrete Verbesserungsvorschläge.

Fokussieren Sie sich bei den strategischen Stärken und Schwächen auf das Geschäftsmodell. Quantifizieren Sie Lücken – etwa nicht erreichte Umsatzziele oder gescheiterte Produkteinführungen – und bestimmen Sie die notwendigen strategischen Anpassungen. Bewerten Sie außerdem positive strategische Effekte, wie das Übertreffen von Umsatzzielen, und prüfen Sie, wie diese Vorteile weiter ausgebaut oder das Produktportfolio gegebenenfalls angepasst werden kann.

Zum Abschluss bewerten Sie die Bedeutung der ermittelten Stärken und Schwächen für den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation. Daraus ergibt sich eine erste Priorisierung sowohl der operativen als auch der strategischen Handlungsfelder.