Unità di apprendimento V: Supporto all'implementazione

Requisiti per l’implementazione del knowledge management

Una gestione della conoscenza efficace e vantaggiosa può avvenire solo se viene accettata da tutta la PMI. Una buona gestione della conoscenza inizia con i leader che promuovono un approccio aperto e trasparente con i loro team. Guidando con l'esempio e condividendo apertamente conoscenze ed esperienze, dimostrano a tutti i coinvolti che le conoscenze all'interno dell'organizzazione non vengono "abusate" come conoscenze proprietarie o utilizzate per mantenere una posizione nella gerarchia.

Inoltre, coinvolgere tutti i dipendenti nello sviluppo del sistema di gestione della conoscenza è un'azione che vale la pena intraprendere. Questo approccio mostra a tutto il team quali elementi di conoscenza essenziali ognuno può contribuire e sensibilizza collettivamente tutti i membri sull'importanza di un sistema di gestione della conoscenza a livello organizzativo.

La gestione della conoscenza efficace nelle PMI dipende da diversi fattori cruciali che promuovono trasparenza, coinvolgimento e una cultura della condivisione all'interno dell'organizzazione.

1. Strategia aziendale trasparente e convincente: È fondamentale che la PMI abbia una strategia chiara per la gestione della conoscenza. Questa strategia dovrebbe delineare lo scopo dell’adozione di un sistema di gestione della conoscenza e gestire le aspettative dei dipendenti. Quando i dipendenti comprendono gli obiettivi e i metodi della gestione della conoscenza, aumenta la loro motivazione e il loro impegno.

2. Coinvolgimento precoce dei dipendenti: Per eliminare incertezze e favorire l'accettazione, i dipendenti devono essere coinvolti fin dall'inizio. Devono riconoscere il valore e la rilevanza delle loro conoscenze per la PMI, rafforzando così una cultura aziendale basata sulla responsabilità.

3. Promozione della condivisione e della disponibilità all'uso: È necessario coltivare una cultura della condivisione e dell’utilizzo delle conoscenze in tutta la PMI. Ciò implica la creazione di piattaforme e opportunità per i dipendenti di scambiarsi idee e imparare dalle competenze reciproche. Quando i dipendenti si sentono incoraggiati e sicuri nel condividere le proprie conoscenze, arricchiscono l’apprendimento collettivo e le capacità di problem-solving.

4. Ruolo dei leader nell’apertura e nella trasparenza: I leader che dimostrano la volontà di condividere le proprie conoscenze e intuizioni favoriscono un comportamento simile tra i dipendenti. Questa apertura dovrebbe diventare una pratica standard all’interno della PMI.

5. Concepire la conoscenza come forza collettiva: I dipendenti devono percepire la conoscenza come un bene collettivo che rafforza l’intera PMI. Promuovere la condivisione della conoscenza non solo apporta vantaggi agli altri, ma aumenta anche l'efficacia individuale nei propri ruoli. Riconoscere e premiare i contributi alla condivisione della conoscenza ne rafforza l'importanza all'interno della PMI.

Tieni presente: Per implementare una buona gestione della conoscenza, è necessario affrontare il compito della gestione del cambiamento. Per ampliare le tue competenze in questo ambito, consulta la nostra unità didattica sulla gestione del cambiamento. 

Trovare I giusti strumenti di knowledge management per la tua azienda

Trovare gli strumenti di gestione della conoscenza più adatti alla tua PMI non è così semplice. È fondamentale che qualsiasi soluzione scelta sia in linea con la cultura della tua PMI e venga accettata dalla maggioranza degli utenti. Per raggiungere questo obiettivo, è altamente consigliabile coinvolgere il tuo team fin dall'inizio nello sviluppo, miglioramento o rilancio del sistema di gestione della conoscenza.

Di seguito presentiamo diversi strumenti digitali per la gestione della conoscenza:

Database e Wiki

Questi strumenti consentono di archiviare informazioni, documenti, manuali, FAQ, best practice, ecc. Si tratta di piattaforme collaborative dove gli utenti possono caricare autonomamente informazioni e documenti. Esempi popolari includono Confluence, Microsoft SharePoint, Notion e MediaWiki. I vantaggi delle banche dati della conoscenza e dei wiki risiedono nella loro capacità di archiviare informazioni in modo strutturato e di consentire un facile accesso alle conoscenze documentate. Tuttavia, se troppe persone contribuiscono senza un coordinamento, si rischia di creare rapidamente caos. Per garantire una qualità elevata del tuo archivio di conoscenze e ottenere l'impatto desiderato, è importante prevedere una supervisione editoriale regolare dei contenuti e il rispetto di regole predefinite per l'aggiunta di nuove conoscenze. Questo approccio aiuta a mantenere ordine e coerenza nel sistema di gestione della conoscenza.

Piattaforme Intranet

Le piattaforme intranet forniscono un hub centralizzato per accedere a risorse interne, documenti, messaggi e comunicazioni. In linea di principio, sono strutturate come siti web convenzionali. Offrono lo stesso livello di personalizzazione e opzioni di design di un normale sito web. La principale differenza è che esistono "offline" sul server della tua PMI. Esempi includono Microsoft SharePoint, Juve e Drupal. Spesso vengono sviluppati sistemi personalizzati tramite sviluppo web. Questo significa che si può programmare un nuovo sito intranet per la tua PMI o farlo programmare affinché sia allineato alla tua visione specifica. Ciò richiede di avere soluzioni backend e frontend adeguate, proprio come nella creazione di un sito web convenzionale. I vantaggi delle piattaforme intranet includono l'offerta di un luogo centralizzato per informazioni e comunicazioni, la completa personalizzabilità e la compatibilità con altre applicazioni della tua PMI. Tuttavia, possono sorgere sfide in termini di design e manutenzione, che possono risultare complesse e richiedere competenze specifiche. Le personalizzazioni possono inoltre essere dispendiose in termini di tempo e richiedere conoscenze tecniche.

Sistemi di Gestione Documentale

I sistemi di gestione documentale (Document Management Systems) consentono l'archiviazione, la gestione e la condivisione sicura di documenti e file. Esempi includono Microsoft OneDrive, Google Drive e Dropbox. In sostanza, i DMS funzionano secondo la stessa logica delle cartelle sul tuo computer personale, ma operano nel cloud. Questo facilita una gestione efficiente dei documenti, la condivisione controllata dei file, la versione automatica in alcuni casi e la sincronizzazione fluida dei file su più dispositivi. Tuttavia, poiché funzionano essenzialmente come un sistema di archiviazione tradizionale, esiste il rischio che il sistema diventi disorganizzato. Senza un adeguato controllo delle versioni dei file archiviati, una struttura di cartelle facilmente tracciabile e una persona o un gruppo responsabile del rispetto delle regole di archiviazione, i DMS possono rapidamente trasformarsi in "cimiteri della conoscenza".

Programmi di Knowledge Management

Oggi esiste una vasta gamma di soluzioni software specializzate per la gestione della conoscenza. Questi strumenti combinano le funzioni di creazione, organizzazione e diffusione della conoscenza. Esempi includono Bloomfire, Guru e ProProfs Knowledge Base. Le loro funzionalità specifiche rappresentano sia il loro maggior vantaggio che il loro principale svantaggio. È possibile trovare un software che sia quasi perfetto per la tua PMI, ma generalmente si dovrà accettare la limitata flessibilità di questi strumenti. Questo è particolarmente vero per le esigenze di gestione della conoscenza molto specifiche della tua PMI. Se non vuoi rinunciare a determinate funzionalità specifiche, le altre soluzioni di gestione della conoscenza presentate qui potrebbero essere più adatte alle tue necessità.

Come scegliere i migliori strumenti di Knowledge Management per la tua azienda?

Diversi fattori entrano in gioco nella scelta di un sistema di gestione della conoscenza adatto. Per questo motivo, è importante collaborare con il tuo team per determinare le funzionalità che la soluzione di gestione della conoscenza deve possedere. Un buon metodo per identificare e raccogliere i requisiti specifici che il sistema deve o dovrebbe soddisfare è utilizzare il metodo MoSCoW. MoSCoW è una tecnica di prioritizzazione comunemente utilizzata nella gestione dei progetti. L'acronimo "MoSCoW" sta per:

• M = Must have (assolutamente necessario);
• S = Should have (da implementare se tutti i requisiti "must-have" possono ancora essere soddisfatti);
• C = Could have (da implementare se non compromette i requisiti di priorità superiore);
• W = Won’t have (non sarà implementato in questa fase ma sarà preso in considerazione per il futuro).

Valutando gli strumenti di gestione della conoscenza disponibili utilizzando i criteri MoSCoW, è possibile decidere in modo piuttosto efficace. È importante ricordare che non è necessario limitarsi a un solo strumento di gestione della conoscenza. Spesso si dimostra utile una combinazione di diversi strumenti. Un DMS come Google Drive, ad esempio, può essere efficacemente combinato con un wiki come Confluence, consentendo di documentare i collegamenti rilevanti per cartelle e file in un wiki.

I criteri di selezione per il sistema di gestione della conoscenza dovrebbero essere determinati in modo sistematico e ponderato. Tra i criteri di selezione possono figurare, ad esempio:

• Obiettivi aziendali e scalabilità.
• Personalizzabilità e requisiti degli utenti.
• Integrazione nei sistemi IT esistenti e sicurezza.
• Riferimenti, budget e sostenibilità futura.