Unidade de Aprendizagem V: Apoio na implementação

Pré-requisitos de um processo de mudança:

Para um processo de mudança bem-sucedido, vários pré-requisitos devem ser cumpridos:

•    Existe uma necessidade genuína de mudança na sua PME. Idealmente, a transformação digital deve levar a uma mudança positiva e sustentável no seu modelo de negócio (consulte as ferramentas do Business Model Canvas na Unidade 3: Análise de Necessidades e na Unidade 4: Definição do roteiro e priorização).
•    Uma boa comunicação é crucial para o sucesso de qualquer mudança desejada. Como um processo de transformação digital normalmente afeta todas as áreas de uma PME, todos os envolvidos na sua PME devem entender por que existe a necessidade dessa mudança. Um forte compromisso de toda a equipa com a mudança é de grande importância.
•    Analisa adequadamente a sua situação atual antes de iniciar o seu processo de mudança (consulte a Análise PESTLE e a Análise GAP na Unidade 3: Análise de Necessidades).
•    Trabalha numa visão e estratégia claras para onde a jornada deve levar. Pode afastar-se conscientemente do mero desenvolvimento gradual da sua situação atual. Todo processo de mudança oferece a oportunidade de repensar completamente a sua PME. Em tempos de grandes mudanças, a abordagem de "reinventar" a PME é, por vezes, a única forma de sobreviver no futuro. Aproveite ao máximo esta oportunidade (a análise SWOT na Unidade 3: Análise de Necessidades está disponível para este propósito).
•    Implementa a gestão da mudança com métodos e ferramentas que funcionam. Aprenderá sobre alguns deles nesta unidade de aprendizagem.
•    No seu processo de mudança, define metas específicas e avalia regularmente até que ponto as atinge.

Gestão de mudança clássica – os Oito Passos para uma transformação bem-sucedida de acordo com John Paul Kotter[1]:

A abordagem de gestão de mudança clássica mais famosa e ainda popular vem do professor americano de Harvard John Paul Kotter, que a introduziu pela primeira vez num artigo profissional em 1995 e depois num livro um ano depois. De acordo com Kotter, oito passos são necessários para uma transformação bem-sucedida.

Passo 1: Criar um Sentido de Urgência para a Mudança
Neste primeiro passo, o objetivo é tornar todos conscientes do porquê de uma mudança ser urgentemente necessária. Os líderes e responsáveis devem declarar claramente os problemas ou oportunidades que exigem uma mudança. Isso ajuda os funcionários a entender por que devem participar nas mudanças e motiva-os a participar. Nesta fase, é particularmente importante destacar por que deve mesmo iniciar um processo de transformação digital na sua PME. Pode identificar argumentos para o seu processo de transformação digital na Unidade 1: Sensibilização.

Passo 2: Construir uma Coligação Orientadora – A Sua Equipa de Mudança
Nesta fase, precisa de formar uma equipa de líderes e indivíduos influentes da PME para apoiar e impulsionar a mudança desejada. Esta equipa de mudança atua como modelo e ajuda a espalhar a mensagem. Para ser bem-sucedido, é importante que a mudança seja apoiada por vários níveis na sua PME. Assim, para o seu projeto de transformação digital, reúna um grupo forte de apoiantes de várias áreas da sua PME.

Passo 3: Desenvolver uma Visão
Neste próximo passo, a equipa de mudança desenvolverá uma visão clara para o futuro – neste caso, para a sua transformação digital. Esta visão descreve como a sua PME deve ficar após a mudança e quais as metas que devem ser alcançadas. A visão ajuda todos os funcionários a entender o "quadro geral" e a preparar-se para onde a jornada se dirige.

Passo 4: Comunicar a Visão
A sua visão deve ser partilhada com todos os funcionários de forma compreensível. É importante comunicar a mensagem de forma clara, convincente e repetida. Isso ajuda todas as partes interessadas a entender o que está por vir e permite que se identifiquem com isso. A comunicação consiste sempre em palavras e ações. Se, como líder responsável, falar sobre a transformação digital da sua PME, mas pessoalmente não demonstrar interesse em tecnologias, ferramentas e inovações digitais, é provável que as pessoas que pretende conquistar demonstrem apenas um compromisso limitado. Tem de trabalhar na sua comunicação interna no seu processo de transformação digital e precisa de partilhar a sua atitude positiva com a equipa de forma comunicativa.

Passo 5: Permitir a Ação
Os obstáculos muitas vezes precisam de ser removidos primeiro antes que as mudanças possam ser implementadas. Isso pode envolver a alteração de processos, o fornecimento de recursos ou a formação de funcionários. Para identificar esses obstáculos sistematicamente, recomendamos trabalhar com a Análise GAP na Unidade 3: Análise de necessidades. Um objetivo importante é garantir que aqueles que devem implementar a mudança tenham as melhores condições para o fazer com sucesso. Considere o que é importante para o seu processo de transformação digital nesta etapa. Por exemplo, pode ser útil formar funcionários individualmente em relação a tecnologias digitais e competências digitais.

Passo 6: Procurar Sucessos Visíveis a Curto Prazo
Em todo processo de mudança, é importante alcançar sucessos precoces e celebrá-los adequadamente. Os primeiros marcos alcançáveis ou melhorias rapidamente percetíveis para todas as partes interessadas ajudam a fortalecer a confiança de todos os envolvidos em todo o processo de mudança. Esses sucessos mostram que a mudança é possível e vale a pena.

Passo 7: Consolidar os Sucessos e Impulsionar Mais Mudanças
Pode usar experiências e sucessos positivos durante o seu processo de mudança para consolidar ou impulsionar ainda mais a mudança iniciada. Durante esta etapa, é especialmente importante manter o seu ímpeto e abordar outras mudanças. O lema é: "agora mais do que nunca", porque, caso contrário, aqueles que preferem aderir a abordagens antigas podem recuperar o controlo e o seu processo de mudança pode estagnar mesmo antes da linha de chegada.

Passo 8: Ancorar a Mudança na Vida Organizacional Quotidiana
Na etapa final, a mudança alcançada é integrada na sua PME. Novos valores, comportamentos ou práticas precisam de ser firmemente estabelecidos. Isso exige paciência e perseverança. Mas vale a pena porque se trata de garantir que uma mudança positiva dure a longo prazo. Só terá realmente sucesso se a prática alterada se tornar natural na sua PME.

A abordagem de gestão de mudança de Kotter oferece uma abordagem passo a passo estruturada e facilmente compreensível para lidar com o seu processo de transformação digital. Gostaríamos de o convidar a dar um passo adiante e a analisar como pode tornar a gestão de mudanças na sua própria PME mais inclusiva. Portanto, queremos apresentar-lhe a abordagem INCLUDE.

INCLUDE – uma abordagem moderna de gestão de mudança:

A abordagem INCLUDE[2]

INCLUDE significa Liderança Inclusiva na Era Digital. INCLUDE é um conceito prático e inovador de liderança que aborda os desafios da era digital, portanto, o INCLUDE baseia-se no envolvimento do maior número possível de pessoas num processo de mudança. A abordagem fornece aos líderes, bem como às pessoas que desejam tornar-se um, um guia passo a passo que os apoia no seu desenvolvimento para uma liderança inclusiva.

Um estilo de liderança inclusiva oferece muitas vantagens e oportunidades para líderes, organizações, partes interessadas e a sociedade em geral. No entanto, a liderança inclusiva não pode ser apenas um slogan. Para colher totalmente os frutos da liderança inclusiva, as organizações são obrigadas a mudar a forma como trabalham e a assumir uma nova postura. Isso deve ser compreendido e apreciado por toda a organização.

Os quatro produtos INCLUDE (Manual, Currículo, Modelo de Processo, Curso por Email) fornecem uma estrutura holística que apoia o processo de mudança para um estilo de liderança inclusiva. É complementado por ferramentas concretas que apoiam a preparação e execução deste processo de mudança. Pode encontrar todos os produtos INCLUDE online e gratuitamente aqui.

Por que o INCLUDE é uma boa escolha como abordagem para a gestão de mudanças[3]

Envolvimento do maior número possível de partes interessadas desde o início

O INCLUDE baseia-se na participação voluntária do maior número possível de membros de uma PME. Todos são convidados a participar ativamente no início de um processo de mudança. Em vez de ter de convencer os afetados pelas mudanças mais tarde no processo, presume-se que todos podem descobrir o que precisa de ser feito em conjunto.

As principais vantagens desta abordagem são que as preocupações e a potencial resistência são consideradas proativamente desde o início. Isso leva a uma implementação mais suave e rápida da mudança, realizada pelo maior número possível de pessoas. Além disso, esta ênfase na participação "voluntária" envolve especificamente as mentes criativas em todos os níveis hierárquicos. Estes são os indivíduos cujas ideias, sugestões e preocupações são particularmente cruciais num processo de mudança.

Mais auto-organização, responsabilidade partilhada e decisões mais rápidas

O processo de mudança INCLUDE visa fazer melhor uso das forças da auto-organização. Mais autonomia e processos de tomada de decisão descentralizados podem levar a decisões mais rápidas.

Ao delegar poderes de tomada de decisão, são feitos esforços para priorizar os desejos dos seus grupos-alvo ou clientes. Tanto quanto possível, as decisões devem ser tomadas por aqueles que realmente criam valor para os seus grupos-alvo ou clientes. Estas vantagens tornarão a sua organização mais ágil e rápida.

Identificar e iniciar proactivamente outras mudanças necessárias
O INCLUDE foi concebido para iniciar e implementar mudanças significativas dentro de um período de tempo claramente definido. A abordagem também oferece a opção de ser um acompanhante contínuo para o desenvolvimento interno da sua PME (iteração). Ao reunir os seus resultados no final de cada ciclo INCLUDE e, em seguida, determinar quais os desenvolvimentos adicionais que devem ser abordados, a sua PME estará equipada para moldar proactivamente o seu futuro, em vez de reagir principalmente a eventos externos.

Comentar a tomada de decisão com o INCLUDE
Os métodos de tomada de decisão favorecidos pelo INCLUDE são o "procedimento de consentimento" e a "decisão individual consultiva". Ambos os processos ajudam a evitar as desvantagens clássicas dos sistemas democráticos, bem como as decisões individuais "ditatoriais".

Os processos convencionais de tomada de decisão democrática muitas vezes levam a decisões de consenso no mínimo denominador comum, muitas vezes após longas negociações marcadas por interesses e jogos de poder. As decisões individuais solitárias de cima para baixo têm a desvantagem de serem muitas vezes tomadas com base na experiência ou em intuições. Isto não é necessariamente errado, mas é melhor obter adicionalmente uma visão abrangente de uma tarefa de decisão complexa antes de dar os próximos passos.

Também é importante que o INCLUDE seja capaz de desmascarar decisões simbólicas. Quando se trata de qualquer decisão dentro do processo INCLUDE, torna-se rapidamente visível quando é óbvio para todos quem deve ser o responsável por essa decisão. Os líderes não podem usar o INCLUDE para passar decisões desagradáveis para outros.

Dedique algum tempo a conhecer a abordagem INCLUDE, se quiser dar um passo adiante e organizar a sua gestão de mudanças como uma atividade inclusiva na sua PME. Pode usar o modelo de processo "Liderança Inclusiva na Era Digital: Fundamentos para Líderes e Todos os que Querem Tornar-se Um", que mostra de forma abrangente como um novo estilo de liderança pode ser introduzido no contexto de processos de transformação digital. Fornece uma introdução passo a passo para pequenas e médias organizações, bem como para start-ups. Além disso, pode usar o manual "Liderança Inclusiva na Era Digital: Manual para Líderes e Todos os que Querem Tornar-se Um", que fornece material de aprendizagem que apoia a aprendizagem no trabalho de conceitos novos e modernos de liderança. O Manual inclui vários métodos e instrumentos que são todos adequados para preparar a liderança de pequenas e médias organizações, bem como start-ups, para o futuro. O projeto INCLUDE foi cofinanciado pelo programa Erasmus+ da União Europeia.